§ 22 ZustG sieht vor, dass die Zustellung auf dem Zustellnachweis zu beurkunden ist. Bei einer Übernahme werden unter anderem Datum und die Person, die das Dokument übernommen hat, festgehalten. Je nach Zustellart können die Nachweise unterschiedlich aussehen.
Für die erste Prüfung sollten daher der vollständige Rückschein oder Zustellschein, die verwendete Anschrift, die Sendungs- oder Verfahrensnummer, allfällige elektronische Zustelldaten und die Kommunikation mit der Behörde gesichert werden. Bei einer Vertretung ist auch zu klären, wer das Dokument übernommen hat und in welcher Eigenschaft.
Ein Zustellnachweis beweist den dokumentierten Vorgang. Er beantwortet nicht automatisch jede Frage zur Wirksamkeit im Einzelfall. Wenn Adresse, Empfänger, Datum oder Zustellweg unklar sind, sollte die Unklarheit anhand der Originalunterlagen präzise festgehalten werden.